Comunidad de Práctica (CoP)

Hoy en día, la mayoría de los trabajadores invierten la gran parte de su tiempo en interacciones con otras personas, por lo que las organizaciones están seriamente preocupadas por las “barreras” organizativas que impiden la interacción. Podemos hablar de barreras físicas (espacio y tiempo) técnicas (falta de herramientas y metodologías) de tipo organizativas (jerarquía rígida, departamentalización) y emocionales o culturales (ancladas en el comportamiento habitual de las personas).

Muchas veces intentamos abordar el problema desde una perspectiva técnica, dotándonos de un software colaborativo, si derribar otro tipo de barreras, siendo los resultados poco alentadores. La promesa de comunicación constante que nos traen las tecnologías de la información, la conectividad, la ubicuidad, y la gran capacidad de transmisión de información, a coste casi cero, han exacerbado esta visión optimista del trabajo en red, pero los foros y redes que no tienen en cuenta otras consideraciones, fracasan.

Algunas causas del fracaso se mencionan a continuación:

– De GESTIÓN

• No existen reglas de juego
• No se tiene en cuenta diferentes niveles de participación
• No se tiene en cuenta que el grupo debe hacerse y madurar

– De COMUNIDAD

• No se cuida el aspecto de grupo
• No se potencia el sentido de pertenencia

– TECNOLÓGICAS

• Inadecuada (en muchas ocasiones debido a su excesiva complejidad)
• Exceso de confianza en la información

– PERSONALES

• No hay reciprocidad
• No se trabaja el intercambio de conocimiento

Para solucionar estos problemas se está recuperando la idea, e implantando en numerosas organizaciones, el concepto de las Comunidades de Práctica (CoPs) para tratar de que las personas intercambien conocimiento y salgan beneficiadas ellas mismas, a la vez que lo hace la organización. Se trata de que la CoP sea un espacio de trabajo y de aprendizaje. Las CoPs son un intento genuino, diferente de los equipos convencionales, para abordar las barreras que existen en la interacción entre las personas.

Si las barreras físicas y las barreras técnicas tienen sin duda su importancia, las realmente importantes son las barreras sociales. Durante mucho tiempo las organizaciones han sido diseñadas para ejecutar procesos predefinidos, de forma que el intercambio de conocimiento no ha estado en el punto de mira. Es necesario pues arbitrar nuevas formas organizativas que permitan solventar las barreras sociales y culturales, y las CoPs son una forma de conseguirlo.

Si en la interacción actuamos juntos (a veces sin buscarlo), en la colaboración se producen intercambios de información y conocimiento y, en la cooperación, se produce ya el salto a definir objetivos, propósitos y, sobre todo, a involucrar y arriesgar recursos en su consecución. Por ello, debemos distinguir interacción, colaboración y cooperación. Las CoPs nos permiten transitar por esas diferentes fases. En una CoP se produce creación de conocimiento, innovación y aprendizaje.

En la primera fase “interacción“, las personas están juntas por algún propósito general y mantienen una actitud de interacción ligera, intercambiando comentarios y opiniones sin compromisos específicos.

La segunda fase “colaboración“, comienza cuando las personas empiezan a intercambiar información sobre un asunto común. Una evolución en esta fase se daría cuando las personas se reconocen y comienzan a intercambiar conocimientos (hacen significativa la información con su conocimiento y experiencia), y esto ya es dar algo propio, personal. Se trata de pasar de dar información (de otros) a dar algo propio elaborado.

En la tercera fase “cooperación“, las personas deciden crear algo juntas, compartiendo perspectivas, empezando a pensar en los medios que necesitan para construir lo que desean, Cuando ponen esos medios, entramos en la cooperación.

Por otro lado, tenemos que fomentar las actitudes colaborativas tales como: respeto y reconocimiento del otro; intercambio de información (todos pueden aportar algo); visión compartida y compromiso con objetivos comunes.

En el siguiente gráfico podemos ver el modelo de cooperación del que estamos hablando

Podemos distinguir cuatro indicadores específicos de éxito en el funcionamiento de las CoPs:

1. Necesidad real identificada que pueda fundamentar la interacción y que esté alineada con los objetivos de la organización. El motor que pone en marcha y posibilita la interacción se basa en la existencia de una problemática que se tiene que resolver y que afecta directamente a los profesionales y a la organización.
2. Alineación de intereses de los participantes y de la dirección. A fin de que la interacción sea sostenible, tiene que haber consenso en la elección del aspecto a desarrollar. Si es así, se facilita la motivación que permite arrancar la interacción necesaria. Este factor es importante tanto para la dirección, que actúa como elemento facilitador, como para los profesionales interesados.
3. Existencia de la figura del moderador, que opera tanto como coordinador y facilitador del grupo como de conector con la dirección y los objetivos estratégicos de la organización.
4. Productos de conocimiento elaborados y transferidos. Es importante considerar la orientación de la comunidad hacia la realización de un trabajo entregable como elemento de éxito.

Las CoPs surgen de manera natural y, desde la organización, se pueden “cultivar”, favorecer su desarrollo y consolidación,… Un grupo de personas que interactúan alrededor de una práctica y, poco a poco, intercambian información y conocimiento de forma natural, sin que nadie se lo pida. Éste es un comportamiento humano que las organizaciones deben aprovechar. De ahi que sea oportuno identificar posibles CoPs en las organizaciones para potenciarlas y favorecer así la innovación.