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Ainhoa Cilveti

El trampolín de tu vida

Gestión del tiempo y sus ladrones IV

En el trabajo, y muchas veces en nuestra vida cotidiana, tenemos mucha tendencia a reunirnos para planificar, ya que como comentamos en un post anterior, es importante organizarnos para tener una buena gestión del tiempo. Si embargo, en ocasiones perdemos demasiado tiempo en estas reuniones, que se convierten en una forma de ralentizar la acción: “por análisis, parálisis”. Como decía Winston Churchill, una reunión para que sea efectiva y productiva no debe durar más de veinte minutos, centrándonos en lo importante de las cuestiones sin perdernos en detalles sin importancia. Y como para poner los puntos de vista de cada en común y establecer los pasos a seguir es más rápido en muchas ocasiones reunirnos, es importante establecer unos criterios para que estos encuentros sean productivos y lograr así nuestros objetivos:photo-1470753323753-3f8091bb0232

1.- Aceptar las reuniones como parte del trabajo. No debemos verlas como interrupciones en nuestras obligaciones, sino como parte del trabajo y una herramienta de ayuda, por lo que a la hora de programarnos debemos tenerlas en cuenta y reservarles el tiempo necesario.

2.- Planificar los temas a tratar. Es importante centrarnos en los temas importantes y no dejar que la conversación se desvíe haciéndonos perder el tiempo.

3.- Establecer día, hora y lugar. Aunque puede parecer una obviedad, para que nadie tenga que esperar, y por lo tanto perder su tiempo, es mejor que estas cuestiones queden claras para todos los asistentes.

4.- Establecer un tiempo de duración. Como ya he comentado, para que una reunión sea efectiva no tiene que ser larga, considerando que cada asistente debe volver a su trabajo para seguir realizando lo acordado.

5.- Respetar los temas a tratar. Centrarnos en los temas importantes y ya establecidos va a facilitar que todos los lleven estudiados, pero también debemos tener en cuenta que pueden surgir últimos temas importantes que nos puede convenir tratar para no tener que volver a convocar otra reunión.

6.- Centrarse en la reunión, si es necesario “aislarse”. Si se sospecha que durante la reunión pueden surgir interrupciones que nos hagan perder el tiempo, es mejor aislarse para podernos centrar mejor.photo-1503428593586-e225b39bddfe

7.- Mantener una mente abierta para buscar soluciones. Estar abiertos a nuevas alternativas nos va a permitir tener más opciones y dar con la mejor solución en menor tiempo. A veces nos empeñamos en buscar una solución donde no la hay, y es entonces cuando más nos puede ayudar abrir nuestra mente.

8.- Realizar un resumen y evaluarlo. Para garantizar que todos hayan entendido lo hablado y realicen lo establecido es importante hacer un resumen en la propia reunión y redactarlo para que todos lo tengan por escrito.

Como se podrá apreciar, al fin y al cabo, se trata de realizar reuniones que garanticen nuestra efectividad en el trabajo utilizando el sentido común y evitando las pérdidas de tiempo.

 

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