Una de las mayores preocupaciones en el trabajo de la mayoría de las personas suele ser el tiempo y el tener la sensación de no disponer de este como les gustaría. Planificarnos bien y mantener esa organización suele ser un objetivo muy común, y para conseguirlo debemos ser muy efectivos con la disposición de nuestro tiempo. Para poder hacerlo, solemos analizar los ladrones del tiempo que nos hacen perderlo en nuestro día a día, y suele ser muy recurrente que aparezca la tarea de tener que contestar emails como uno de los principales ladrones.

En este caso, es una tarea que no sólo representa tener que dedicarle un tiempo extra que no podemos planificar midiendo el tiempo concreto que vamos a necesitar, ya que nos sabemos cuántos emails pueden llegarnos en un día, sino que tampoco sabemos el trabajo que acarrean estos emails por las peticiones que puedan hacernos clientes, proveedores u otros remitentes que nos escriban. Por este mismo motivo, destinar cada día un momento específico para abrir el correo nos va a permitir organizar mejor y de forma más realista la agenda de trabajo. Saber utilizar esta tarea como un instrumento más para cuantificar nuestras obligaciones nos resulta muy útil para tener una buena disposición del tiempo y poder prestar un buen servicio a nuestros clientes o a quienes requieran de nosotros.

Una vez nos hemos dado cuenta de la importancia de tener la bandeja del correo limpia, debemos empezar por conseguir este propósito, al que quizá debamos dedicarle en un momento dado más tiempo del que quisiéramos, pero que será necesario para lograrlo. No debemos verlo como una pérdida de tiempo, sino como una inversión para quitarnos la sensación continua de “tener que” hacerlo, y una vez realizado podernos centrar en lo verdaderamente importante. Recordemos que es fundamental para tener una buena disposición y efectividad en el trabajo centrarnos en lo importante y no en lo urgente, o al menos, reduciendo las tareas que representen ser “urgentes”. Sé que a muchos les puede suponer un trastorno o una sensación de no estar haciendo el trabajo importante el dedicarle mucho tiempo seguido a abrir y contestar emails, pero hacerlo les va a proporcionar un gran alivio y por lo tanto poder tener mayor sensación de control de gestión. Conseguir mantener a raya el número de correos por abrir y convertirlo en un hábito nos va a permitir en el futuro integrarlo sin mayor esfuerzo en la dinámica de trabajo.