Ahora que la serie “The Crown” está tan en boga, quiero aprovechar para hacer hincapié en un hecho verídico que recoge esta ficción y que llevo mucho tiempo comentando con mis clientes de empresa. En esta serie se cuenta que las reuniones que todas las semanas mantenían W. Churchill y la reina Isabel II nunca duraban más de veinte minutos y las realizaban con el primer ministro de pie, ya que este consideraba que todo lo importante que se debe tratar en una reunión se puede decir en veinte minutos y para concretar es mejor estar de pie para no caer en la tentación de extenderse más de la cuenta.

Reconozco que la mayoría de nosotros tendemos a necesitar más tiempo para explicarnos, o al menos, tenemos la sensación de necesitarlo, ya que en muchos casos caemos en la justificación de nuestros actos. De esta manera, trasladándonos al ámbito laboral, llegamos a realizar reuniones de trabajo demasiado largas, que nos quitan mucho tiempo de nuestro trabajo. Consideramos que no pasa nada si las reuniones son largas, que hay que dejar todo muy claro y que, para lograrlo, debemos invertir mucho tiempo con clientes y proveedores, o con nuestra propia plantilla. Pero no somos conscientes de que utilizar tanto tiempo va en contra de nosotros y de la imagen que queremos transmitir de nuestra empresa.

Por una parte, si mantenemos reuniones largas con nuestros empleados, permitiendo que se excedan en el tiempo, estamos transmitiendo a los empleados que no importa “perder” el tiempo, o al menos que ser efectivos y rentables no es una prioridad en nuestra organización, con lo que ellos actuaran de la misma forma a la hora de realizar cualquier otra tarea.

Si nos extendemos y necesitamos explicar de más nuestros servicios a clientes o proveedores, pueden desconfiar de tanta explicación, ya que hacerlo no siempre es bueno. Quien contrata o busca hacerlo, quiere delegar los servicios, por lo que no siempre necesita una explicación pormenorizada de cada detalle. Además, si les entretenemos demasiado, pueden pensar que en un futuro vamos a “robarles“ demasiado tiempo si tienen que trabajar con nosotros, transmitiendo poca efectividad en lugar de nuestro propósito de trasladar lo bien que prestamos nuestros servicios. Por lo tanto, se nos puede volver en nuestra contra.

Además, tenemos que tener en cuenta que las sesiones largas tienden a cansar mucho, por lo que en lugar de salir de una reunión motivado y dispuesto a empezar con las siguientes tareas directamente, la persona va a tener la necesidad de despejarse para volver a sus tareas. Teniendo en cuenta que el mensaje que hemos recibido es que no importa pasar el tiempo hablando, tampoco va a importar que “invierta” un poco más en despejarse.

Por estos motivos principalmente, es mejor ser directos, claros y concisos en las reuniones, preparándolas para tratar los temas claves de forma concisa y sin dejar que nadie pierda el tiempo en devaneos. No sólo invertimos menos tiempo, sino que además transmitimos una imagen de mayor eficiencia.